Hotelli

M

e

s

i

k

ä

m

m

e

n

Kuinka valita oikea kokoustila yritystapahtumaan?

Oikean kokoustilan valinta on yritystapahtuman onnistumisen perusta. Ihanteellinen kokoustila vastaa tapahtuman luonnetta, osallistujamäärää ja teknisiä tarpeita, luoden samalla inspiroivan ympäristön tehokkaalle työskentelylle. Valinnassa tulee huomioida tilan koko, sijainti, tekniset valmiudet ja oheispalvelut, jotka yhdessä tukevat tapahtuman tavoitteita. Erityisesti luonnonläheinen ympäristö voi tuoda merkittävää lisäarvoa kokouksille tarjoten vastapainoa tavalliselle toimistoympäristölle ja edistäen luovaa ajattelua.

Miksi kokoustilan valinta vaikuttaa yritystapahtuman onnistumiseen?

Kokoustilan valinta on yksi keskeisimmistä tekijöistä yritystapahtuman onnistumisessa, sillä se luo perustan koko tilaisuuden tunnelmalle ja toimivuudelle. Ensivaikutelma muodostuu sekunneissa, ja inspiroiva ympäristö voi merkittävästi kohottaa osallistujien vireystilaa ja motivaatiota.

Tilan fyysinen ympäristö vaikuttaa suoraan osallistujien keskittymiskykyyn ja luovuuteen. Esimerkiksi luonnonvalo, viihtyisä sisustus ja raikas ilma edistävät ajattelua ja vähentävät väsymystä pitkissäkin kokouksissa. Vastaavasti liian ahdas, pimeä tai huonosti ilmastoitu tila voi laskea osallistujien energiatasoa ja siten vähentää kokouksen tehokkuutta.

Oikein valittu kokoustila tukee myös tapahtuman tavoitteita. Jos kyseessä on ideointi- tai strategiapalaveri, avoimen ja inspiroivan tilan merkitys korostuu. Mikäli taas kyseessä on tarkasti strukturoitu koulutus, selkeä ja häiriötön ympäristö on tarpeen. Työpaikan pikkujoulut puolestaan vaativat tilan, joka joustaa sekä virallisempaan ohjelmaan että vapaamuotoiseen seurusteluun ja juhlintaan.

Mitä asioita tulee huomioida kokoustilan koossa ja kapasiteetissa?

Kokoustilan koon valinnassa osallistujamäärä on ensisijainen lähtökohta. Liian pieni tila tuntuu ahtaalta ja epämukavalta, kun taas liian suuri voi luoda etäisen tunnelman ja vaikeuttaa keskustelua. Hyvä nyrkkisääntö on varata tilaa noin 1,5-2 neliömetriä per osallistuja, mutta tarpeet vaihtelevat tapahtuman luonteen mukaan.

Erilaiset pöytäjärjestelyt vaikuttavat merkittävästi kokoustilan toimivuuteen. Esimerkiksi:

  • Luokkamuoto sopii koulutuksiin ja esityksiin
  • U-muoto edistää keskustelua ja vuorovaikutusta
  • Pyöreät pöydät soveltuvat ryhmätyöskentelyyn
  • Teatterimuoto maksimoi istuinpaikkojen määrän suuremmissa tilaisuuksissa

Tilan joustavuus ja muunneltavuus ovat arvokkaita ominaisuuksia, erityisesti monipäiväisissä tapahtumissa. Mahdollisuus jakaa tila pienempiin osiin tai yhdistää tiloja isommaksi kokonaisuudeksi antaa vapautta ohjelman suunnitteluun. Monipuoliset kokoustilat mahdollistavat sekä pienryhmätyöskentelyn että yhteisten kokoontumisten järjestämisen saman katon alla.

Työpaikan pikkujouluissa ja muissa vapaamuotoisemmissa yritystapahtumissa on tärkeää huomioida myös tilan soveltuvuus iltaohjelmaan ja ruokailuun. Tällöin tarvitaan usein enemmän liikkumatilaa ja mahdollisuus järjestää tilaa uudelleen illan edetessä.

Miten sijainti ja ympäristö vaikuttavat yritystapahtuman luonteeseen?

Kokoustilan sijainti ja ympäristö muovaavat merkittävästi yritystapahtuman luonnetta ja tunnelmaa. Luonnonläheinen ympäristö tarjoaa vastapainoa arjen toimistoympäristölle, mikä voi vapauttaa ajattelua ja edistää luovuutta. Ähtärin kaltaiset luontorikkaat alueet mahdollistavat ulkoilun ja raikkaan ilman hyödyntämisen taukojen aikana, mikä virkistää mieltä ja auttaa keskittymään.

Saavutettavuuden merkitystä ei voi korostaa liikaa. Vaikka syrjäisempi sijainti voi tarjota rauhaa ja etäisyyttä arkeen, on kulkuyhteyksien toimittava sujuvasti. Järven rannalla sijaitseva kokoustila yhdistää luonnonrauhan hyvään saavutettavuuteen, kun sijainti on keskeinen matkailualueella.

Ympäristö vaikuttaa myös ryhmäytymiseen ja verkostoitumiseen. Kun osallistujat pääsevät jakamaan uusia kokemuksia tavanomaisesta poikkeavassa ympäristössä, syntyy luontevasti keskustelua ja yhteisiä muistoja. Tämä on erityisen tärkeää työpaikan pikkujoulujen kaltaisissa tapahtumissa, joissa yhteishengen vahvistaminen on usein yksi päätavoitteista.

Luonnon keskellä järjestettävät kokoukset jäävät myös paremmin osallistujien mieleen. Ainutlaatuinen hotelliympäristö järvimaisemassa tarjoaa elämyksellisen taustan kokoukselle, mikä voi tehostaa käsiteltyjen asioiden muistamista ja sisäistämistä.

Miksi oheispalvelut ovat tärkeitä yritystapahtuman järjestämisessä?

Oheispalvelut muodostavat kokonaisvaltaisen kokouselämyksen ytimen ja voivat nostaa tavallisen kokouksen mieleenpainuvaksi kokemukseksi. Majoituspalvelut ovat välttämättömiä pidempikestoisissa tai kauempana järjestettävissä tapahtumissa, ja laadukkaiden huoneiden saatavuus samasta paikasta säästää aikaa ja helpottaa logistiikkaa.

Laadukkaat ravintolapalvelut ovat keskeinen osa onnistunutta yritystapahtumaa. Hyvin suunnitellut ja ajallaan tarjoillut kokoustarjoilut pitävät osallistujien energiatason korkealla, ja yhteinen illallinen luo mahdollisuuksia verkostoitumiseen. Erityisesti työpaikan pikkujouluissa ravintolan taso ja menuvaihtoehdot nousevat usein keskeiseen rooliin tilaisuuden onnistumisessa.

Aktiviteettipalvelut tuovat lisäarvoa tarjoamalla vastapainoa kokoukselle ja mahdollisuuksia ryhmäytymiseen. Keilahalli, uimahalli ja ulkoilumahdollisuudet luonnossa ovat erinomaisia tapoja purkaa kokouspäivän jälkeistä energiaa tai virkistäytyä tauoilla. Monipuoliset aktiviteetit tuovat myös joustavuutta ohjelman suunnitteluun ja mahdollistavat erilaiset ryhmäytymisharjoitukset.

Oheispalveluiden saatavuus samasta paikasta säästää merkittävästi järjestelyaikaa ja -vaivaa. Kun kokouksen järjestäjän ei tarvitse koordinoida useita erillisiä palveluntarjoajia, jää enemmän aikaa itse tilaisuuden sisällön suunnitteluun.

Miten varmistan onnistuneen kokousvarauksen?

Onnistuneen kokousvarauksen varmistamiseksi on tärkeää aloittaa riittävän ajoissa ja kommunikoida selkeästi tarpeesi. Suositeltavaa on aloittaa suunnittelu vähintään 2-3 kuukautta ennen tapahtumaa, erityisesti sesonkiaikoina kuten pikkujoulukauden aikana.

Tarjouspyynnön laatimisessa kannattaa olla mahdollisimman yksityiskohtainen. Ilmoita ainakin:

  • Tarkka osallistujamäärä tai arvio siitä
  • Tapahtuman ajankohta ja kesto
  • Kokoustilan toivottu järjestely (pöytämuoto)
  • Tarvittava tekninen varustelu
  • Tarjoilutoiveet (kahvitukset, lounaat, illalliset)
  • Majoitustarve ja huonetyypit
  • Mahdolliset oheisohjelmat tai -aktiviteetit

Varauksen varmistuttua on hyvä käydä läpi vielä yksityiskohdat ja aikataulu myyntipalvelun kanssa. Varmista erityisesti teknisen tuen saatavuus, tarjoilujen ajankohdat ja erikoisruokavaliot. Myyntipalvelusta voit myös kysyä vinkkejä ohjelman suunnitteluun ja ryhmäaktiviteetteihin.

Sovi selkeästi myös maksuehdoista, peruutusehdoista ja mahdollisista muutoksista osallistujamääriin. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, ja huolellinen valmistelu takaa, että voit keskittyä itse tapahtumassa olennaiseen. Myyntipalveluun voit olla yhteydessä numerossa 030 62150 tai tutustumalla tarkemmin yritystilaisuuksien järjestämiseen.

Kokoustilan valinta on investointi yritystapahtuman onnistumiseen

Oikean kokoustilan valinta on strateginen päätös, joka vaikuttaa merkittävästi yritystapahtuman onnistumiseen. Se ei ole pelkästään kustannus vaan investointi tilaisuuden tavoitteiden saavuttamiseen ja osallistujien tyytyväisyyteen.

Kokonaisvaltaisessa harkinnassa tulee ottaa huomioon tilan koko ja muunneltavuus, sijainti ja ympäristö, tekninen varustelu sekä saatavilla olevat oheispalvelut. Nämä tekijät yhdessä luovat puitteet, jotka joko tukevat tai hankaloittavat tapahtuman tavoitteiden saavuttamista.

Erityisesti luonnonläheisyys, monipuoliset aktiviteettimahdollisuudet ja laadukkaat ravintolapalvelut samassa paikassa tuovat merkittävää lisäarvoa. Ne mahdollistavat tehokkaan työskentelyn ja virkistäytymisen tasapainon, mikä on tärkeää erityisesti pidemmissä tapahtumissa ja työpaikan pikkujouluissa.

Onnistunut kokoustilan valinta ei ole vain tilavuokra ja kahvitarjoilut, vaan kokonaisuus, joka tukee yrityksesi brändiä, tavoitteita ja arvoja. Siksi kannattaa panostaa aikaa sopivan tilan etsimiseen ja varata se hyvissä ajoin, jotta parhaat vaihtoehdot ovat käytettävissä. Ota yhteyttä, ja suunnitellaan yhdessä yrityksesi tarpeisiin täydellisesti sopiva tapahtuma ainutlaatuisessa ympäristössä.

Ajankohtaista

Pääsiäinen Ähtärissä

Onko pääsiäissuunnitelmasi vielä auki? Meillä voit viettää koko perheen rentouttavan loman luonnon lähellä. Muutamassa päivässä ehtii jo paljon! Pääsiäistunnelmaa tulee markkinoilta, pääsiäisbuffetistä sekä kokkorallista.

Lue lisää >>

Kerro kuinka onnistuimme. Palaute on aina tervetullutta ja pyrimme kehittämään toimintaamme jatkuvasti.